Der steinige Weg zur Digitalisierung
Die Digitale Reise des Hotel Kurfürst: Ein Blick hinter die Kulissen
Wie findet man den richtigen Weg in der Digitalisierung? Wie geht man dieses Thema am besten an? Die Antwort ist einfach: Mit dem richtigen Ziel vor Augen. Denn eines haben wir im Hotel Kurfürst schnell gelernt – das richtige Ziel zu kennen, ist der Schlüssel zum Erfolg.
Als wir 2001 beschlossen, von handschriftlichen Reservierungslisten, Bleistift und Radiergummi auf ein Property Management System (PMS) umzusteigen, war das ein echter Wendepunkt für uns. Die ersten Schritte in die Digitalisierung waren Fluch und Segen zugleich. Natürlich freuten wir uns über die Erleichterung, Rechnungen und Bestätigungen direkt aus dem System erstellen zu können. Aber wurde dadurch wirklich alles einfacher? Die Antwort lautet: nicht sofort.
Vom Segen zur Herausforderung
Anfangs war vieles aufwendiger als gedacht. Zwar war es einfacher, Rechnungen automatisch zu erstellen, doch mit den neuen Möglichkeiten wuchsen auch die Ansprüche. Wenn man erst einmal anfängt, so viele Daten zu erfassen, will man als Chef natürlich auch Auswertungen. Das bedeutete, zusätzliche Informationen zu erfassen. Gleichzeitig wurden auch unsere Gäste anspruchsvoller. Firmenkunden wollten detaillierte Übernachtungszahlen und argumentierten die Firmenrate anhand des vergangenen Umsatzes.
Und dann kam da noch der Zeit- und Nervenfresser: Fehlermeldungen! Woher sie kamen, warum sie auftraten – das war oft unklar. Also musste der Support eingeschaltet werden, was wieder Zeit und Energie kostete. Und diese Zeit fehlte uns natürlich für das Wesentliche: unsere Gäste.
Schrittweise Komplexität
Trotz all dieser Herausforderungen war uns klar, dass ein Rückschritt keine Option war. Auch das Finanzamt hatte uns deutlich gemacht, dass wir uns vom Handbetrieb verabschieden sollten. Also gingen wir den nächsten Schritt: Schnittstellen zu Telefonanlagen, um die Zimmerabrechnung genauer zu gestalten. Bald folgten weitere Schnittstellen – Buchungssysteme wie HRS und Booking.com mussten integriert werden. Wir entschieden uns für einen Channel Manager, der unser PMS über eine Schnittstelle anbindet.
So wuchs unser digitales Konstrukt – und mit ihm die Komplexität. Bald wurde klar: Wir benötigen ein internes Kommunikationstool, digitale Dienstplanerstellung und Zeiterfassung. Ein System für Mitarbeiterschulungen musste her. Auch die Azubis schreiben ihre Berichtshefte schon längst digital. Es folgten weitere Schritte, wie die Digitalisierung der Buchhaltung.
Doch mit jeder Neuerung wurde es auch unübersichtlicher. Die Frage war: Wo sollte die Reise hingehen? Systeme ohne Plan einzuführen, bringt keinen Mehrwert, sondern kostet nur Geld. Es war an der Zeit, unsere Prozesse kritisch zu hinterfragen.
Der entscheidende Wendepunkt
Anfang 2024 standen wir dann vor einer großen Entscheidung. Unser bisheriger Anbieter war nicht mehr erreichbar, und die Mitbewerber sprachen von drastischen Preiserhöhungen. Es wurde sogar spekuliert, dass der Anbieter aufgrund der abwandernden Kunden nicht überleben würde. Also dachten wir: Ein Wechsel muss her.
Auch der Umstieg auf ein cloudbasiertes System sollte einige unserer Probleme lösen. Der Gedanke, endlich flexibler und unabhängiger von interner Hardware zu sein, klang verlockend. Doch wie so oft war dieser Schritt alles andere als einfach. Die Auswahl des richtigen Systems erforderte intensive Recherche und Abwägungen. Gleichzeitig wussten wir, dass ein Wechsel in die Cloud eine Grundsatzentscheidung ist, die mit viel Aufwand und Ressourcen verbunden ist.
Die Qual der Wahl
Was gab der Markt her? Nach zahlreichen Messebesuchen und intensiven Gesprächen war klar, dass es zwei Haupttypen von Systemen gibt: konservative, tiefenfunktionale Systeme und schlanke, modulare Systeme mit zahlreichen Schnittstellenintegrationen. Die Entscheidung fiel uns nicht leicht. Intern gab es Differenzen, und letztendlich verschoben wir die Entscheidung.
Die Lösung: Ein neuer Ansatz mit vertrautem Partner
Am Ende entschieden wir uns dafür, bei unserem bisherigen Anbieter zu bleiben. Dieser stellte sich neu auf, entwickelte seine Systeme weiter und bot uns neue Schnittstellen, um einen höheren Automatisierungsgrad zu erreichen. Der nächste Schritt? Der Wechsel in die Cloud im kommenden Jahr.
Dieser Wechsel wird uns nicht nur die Hardware-Infrastruktur im eigenen Betrieb ersparen, sondern auch die Benutzerführung vereinfachen. Wir sind gespannt, wohin uns diese Reise noch führen wird.
